Expensify Review

Expensify est une application de gestion des dépenses évolutive et simple d'utilisation, idéale pour les petites entreprises. Expensify propose l'imagerie des reçus, une application mobile entièrement fonctionnelle et l'accès à la carte Expensify, qui peut être utilisée pour mieux gérer les dépenses professionnelles. Avec des plans tarifés même pour les plus petites entreprises, Expensify peut vous aider à gérer facilement vos dépenses.

Revu par

Coups rapides

Ce que nous aimons

  • Facile à utiliser
  • Convient aux très petites entreprises
  • Création automatique de notes de frais

Cela pourrait être mieux

  • La tarification prête à confusion
  • Aucune assistance téléphonique
  • Non conçu pour les entreprises au niveau de l'entreprise

Recommandé pour

  • Idéal pour les novices en technologie
  • Intégration rapide
  • Tarification mensuelle
  • Tarification annuelle

Le score du Blueprint

Déterminé et classé par notre expert résident sur la base de connaissances de première main et d'une recherche impartiale.

Facilité d'utilisation 10/10 Support 7/10 Prix 7/10 Fonctionnalités 8/10

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Mis à jour le 21 novembre 2020

Vous en avez assez de ces produits qui promettent une gestion facile des dépenses mais qui finissent par être tout sauf? Si tel est le cas, essayez Expensify. Expensify propose quatre plans différents avec des fonctionnalités différentes, vous pouvez donc choisir le plan qui convient le mieux à votre entreprise aujourd'hui et évoluer vers le bas si nécessaire.

À qui s'adresse Expensify?

Expensify est l'un de ces produits rares qui convient à tout le monde. Que vous soyez un pigiste, un propriétaire unique ou que vous gériez des dizaines d'employés, Expensify peut être un ajout bienvenu à votre entreprise.

Fonctionnalités d'Expensify

Les fonctionnalités d'Expensify peuvent varier considérablement en fonction du plan que vous achetez, mais tous les plans incluent la possibilité de télécharger un nombre illimité de reçus, de partager et de soumettre des dépenses (y compris un nombre illimité de SmartScans) et d'offrir le remboursement des frais le lendemain.

Chaque fois qu'un reçu est téléchargé ou numérisé dans Expensify, un rapport de dépenses est automatiquement créé, avec la possibilité de soumettre le rapport pour remboursement immédiatement ou d'ajouter des dépenses supplémentaires avant de le soumettre.

L'écran principal d'Expensify affiche les messages actuels du Concierge ainsi qu'un accès facile aux fonctionnalités du système. Source: logiciel Expensify.

Le suivi du kilométrage GPS, la gestion des indemnités journalières et l'importation des transactions bancaires et par carte de crédit sont également disponibles dans tous les plans Expensify. Des fonctionnalités plus avancées peuvent être trouvées dans les plans de groupe (Collecte et Contrôle), y compris la carte Expensify, Concierge Travel, l'approbation complète des notes de frais et l'affectation d'un délégué aux vacances.

Bien que vous deviez vous abonner au plan de contrôle pour l'intégration avec des applications comptables telles que QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Oracle et SAP, vous pouvez toujours exporter des transactions Expensify via un fichier CSV si vous en utilisant l'un des autres plans. Voici un aperçu de certaines des autres fonctionnalités disponibles dans Expensify.

Expensify Card

La carte Expensify a récemment créé une controverse si vous lisez les articles de la communauté d'utilisateurs Expensify, la société basant désormais les prix sur l'utilisation de la carte Expensify dans votre entreprise. Quelle que soit votre opinion sur la nouvelle structure de prix, la carte Expensify offre des avantages formidables, notamment les suivants:

  • Règlement quotidien des fonds
  • Limites intelligentes pour contrôler les dépenses
  • Reçus électroniques automatiques
  • Remboursement immédiat

La carte Expensify, qui est disponible dans les plans de collecte et de contrôle, ne comporte aucuns frais, ne facture pas d'intérêts et ne nécessite aucun engagement minimum.

Remboursement par dépôt direct

Expensify accélère le processus de remboursement des employés, vous permettant de créer un compte ACH pendant le processus de configuration du produit, qui peut être utilisé pour payer les factures ainsi que pour rembourser immédiatement les employés des dépenses qu'ils ont engagées.

SmartScan

SmartScan utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur tous les reçus numérisés dans l'application, ce qui lui permet d'extraire facilement le texte figurant sur l'image. Mais il va plus loin qu'un simple logiciel de numérisation de reçus - il analyse des détails tels que le nom du commerçant, le montant du reçu, la date et même le type de devise utilisée, puis compare les données extraites aux données existantes comme un débit de carte de crédit, en faisant correspondre les deux.

Si SmartScan ne peut pas lire le reçu, il le marquera afin que les informations puissent être saisies manuellement. SmartScan est principalement utilisé dans l'application mobile, mais peut également être utilisé numériquement ou en envoyant un reçu par e-mail à [email protected]

La fonction SmartScan affiche une image de toutes les images récemment numérisées ainsi que l'état du reçu. Source: logiciel Expensify.

Tous les comptes Expensify incluent 25 SmartScans par mois, avec des plans d'entreprise offrant des analyses illimitées.

Application mobile

L'application mobile Expensify pour les appareils iOS et Android est également l'endroit où vous trouverez la fonctionnalité SmartScan. L'application vous permet de tout gérer, de la saisie des dépenses de routine à l'approbation du dernier rapport de dépenses de votre employé.

La fonction Mes dépenses d'Expensify répertorie toutes vos dépenses numérisées actuelles. Source: logiciel Expensify.

La boîte de réception mobile vous permet également de corriger les violations de dépenses en attente, d'inviter les membres de l'équipe à s'inscrire à Expensify et même de recevoir des notifications de voyage, y compris des itinéraires de voyage mis à jour et des notifications de retard de vol. Vous pouvez également suivre automatiquement le kilométrage à l'aide de l'application mobile Expensify.

Révision guidée

La révision guidée est conçue pour vous faciliter un peu la tâche. Une fois que vous avez créé des politiques de dépenses dans Expensify, la fonction d'examen guidé analyse les politiques de dépenses de l'entreprise lors de l'examen de tous les rapports de dépenses soumis, afin de détecter et de signaler les violations potentielles des politiques.

La simplicité d'utilisation d'Expensify

L'écran d'entrée principal d'Expensify vous permet d'accéder facilement à toutes les fonctionnalités disponibles dans le plan que vous avez acheté. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous verrez une liste de messages indiquant les éléments à compléter avant d'utiliser l'application.

La boîte de réception d'Expensify affiche toutes les tâches de configuration qui doivent être effectuées. Source: logiciel Expensify.

Une fois ces éléments terminés, vous pouvez accéder aux autres fonctionnalités à partir de la barre de menu verticale à gauche de l'écran. L'écran des dépenses vous permet de gérer facilement toutes vos dépenses, qu'elles soient sous forme de reçu ou saisies manuellement dans l'application. Chaque fois que vous saisissez une dépense, une note de frais associée est créée et peut être soumise pour remboursement si nécessaire.

Expensify comprend également de nombreuses fonctionnalités automatisées telles qu'une option d'envoi planifié, une option de synchronisation automatique pour l'exportation vers une application de comptabilité tierce et un seuil de remboursement manuel qui peut être défini pour approuver automatiquement les dépenses sous un seuil défini. Vous pouvez également attribuer des règles de catégorie, définir des règles spécifiques et signaler toute soumission qui ne respecte pas les règles.

Enfin, Expensify facilite le remboursement rapide de vos employés, en utilisant soit l'option de paiement ACH, soit la carte Expensify. Pour ceux qui utilisent la carte, les fonds seront placés sur la carte une fois qu'une dépense aura été approuvée. Si vous êtes bloqué n'importe où dans l'application, cliquez simplement sur l'icône bleue en bas à droite de l'écran, ce qui vous permet de démarrer une discussion avec le concierge.

Tarification d'Expensify

Alors, combien coûte Expensify? Bien que la tarification semble assez simple, de nombreuses options de tarification sont proposées, telles que la tarification annuelle, la tarification mensuelle, la tarification groupée et la tarification dégroupée, alors assurez-vous et faites attention aux petits caractères sur la page de tarification Expensify.

Expensify propose actuellement quatre plans, avec les deux premiers plans - Track and Submit - conçus pour des utilisateurs individuels, tandis que les plans Collect and Control sont destinés aux petites entreprises avec plusieurs utilisateurs.

  1. Suivi: pour les particuliers et les propriétaires uniques qui souhaitent uniquement suivre les dépenses professionnelles. Le forfait Track commence à 4,99 USD par mois lorsqu'il est facturé annuellement.
  2. Soumettre: pour les particuliers et les petites entreprises qui souhaitent suivre et soumettre leurs dépenses. La soumission commence à 4,99 $ par mois lorsqu'elle est facturée annuellement.
  3. Collect: Collect est destiné aux petites entreprises qui souhaitent automatiser le processus de gestion des reçus et se synchronisera automatiquement avec votre application de comptabilité. Collect comprend également la carte Expensify. La collecte commence à 5 USD / mois par utilisateur lorsqu'elle est facturée annuellement.
  4. Contrôle: pour les entreprises à la recherche d'une gestion complète des notes de frais, de la gestion des cartes et du remboursement des dépenses, le plan de contrôle comprend également des approbations de dépenses à plusieurs niveaux. Le contrôle commence à 9 $ / mois par utilisateur lorsqu'il est facturé annuellement et inclut la carte Expensify.

Expensify propose quatre plans pour les particuliers, les propriétaires uniques et les petites entreprises. Source: logiciel Expensify.

Vous pouvez choisir de payer mensuellement à un taux plus élevé ou de payer annuellement, avec le prix annuel indiqué ci-dessus. Les choses se compliquent avec les plans de collecte et de contrôle, avec une tarification basée sur l'utilisation ou non de la carte Expensify.

Assistance Expensify

Le talon d'Achille d'Expensify est une assistance produit, sans assistance téléphonique offerte. L'assistance par chat et par e-mail est disponible, tout comme la communauté très active des utilisateurs Expensify, qui est très active et fournit des solutions aux problèmes courants ainsi que les meilleures pratiques.

La fonction de chat d'Expensify est disponible via la fonction Concierge. Source: logiciel Expensify.

Vous avez également accès à la fonction Concierge depuis n'importe où dans Expensify, qui sert d'option de chat. Dans de nombreux cas, les options de support disponibles dans Expensify seront suffisantes, mais comme Expensify traite également directement avec les fonds bancaires et autres via leur fonction ACH et la carte Expensify, il serait utile qu'une option de support en direct soit disponible pour répondre aux questions urgentes. .

Avantages d'Expensify

L'avantage le plus évident de l'utilisation d'Expensify est que vous et vos employés l'utiliserez réellement. L'application mobile est facile à utiliser et offre toutes les fonctionnalités, tandis que l'application en ligne est simple à naviguer et nécessite peu ou pas de formation pour commencer à utiliser. Un autre avantage est la carte Expensify.

Bien que ce ne soit peut-être pas pour tout le monde, la carte Expensify vous permet de gérer à la fois vos dépenses et celles de vos employés en définissant des limites sur chaque carte. Enfin, Expensify offre une intégration facile avec votre logiciel de comptabilité, de sorte que les dépenses et les remboursements seront facilement et précisément enregistrés.

Expensify offre les fonctionnalités de gestion des dépenses dont une petite entreprise a besoin

Beaucoup de gens rechignent à utiliser des applications de gestion des dépenses, invoquant du travail supplémentaire, une interface déroutante ou un processus de saisie de transaction compliqué. Expensify élimine toutes ces excuses dès le départ; offrant une interface utilisateur intuitive que vous serez à l'aise d'utiliser en quelques minutes.

Avec différents niveaux de prix disponibles, Expensify peut être utilisé aussi facilement par un pigiste que lorsque vous gérez plusieurs équipes. N'oubliez pas de consulter leur démo gratuite et d'essayer l'application par vous-même.

Questions fréquentes sur Expensify

Expensify convient-il aux pigistes?

Oui! Expensify facilite le suivi et la gestion des dépenses, même pour les pigistes et les propriétaires uniques qui ne travaillent pas avec une équipe. Cela inclut la possibilité de soumettre des dépenses professionnelles pour remboursement, ce qui vous aide à séparer vos dépenses professionnelles de vos dépenses personnelles, un élément indispensable lors de la préparation des impôts en fin d'année.

Expensify importe-t-il les transactions par carte de crédit?

Expensify peut importer des transactions par carte de débit et par carte de crédit. Cependant, vous pouvez en bénéficier encore plus en utilisant la carte Expensify, qui peut être fournie à vous et à vos employés. Cela élimine le besoin d'importer des transactions par carte de crédit à partir d'autres comptes, car toutes les dépenses utilisant la carte Expensify sont automatiquement enregistrées dans l'application.

Une application mobile est-elle disponible?

Oui. Expensify propose une application mobile entièrement fonctionnelle pour les appareils iOS et Android qui vous permet de numériser et de télécharger des reçus, d'afficher les dépenses et d'approuver les notes de frais.

Expensify facilite et accélère la gestion de vos dépenses. Assurez-vous de consulter leur démo gratuite dès aujourd'hui.

Expensify facilite et accélère la gestion de vos dépenses. Assurez-vous de consulter leur démo gratuite dès aujourd'hui.

Expensify Review

L'essentiel

La plupart de nos concurrents en matière de suivi des dépenses ciblent les petites entreprises, mais Expensify va dans l'autre sens en ciblant les grandes entreprises ayant des besoins d'intégration logicielle complexes. Il fait assez bien ici pour mériter le titre de Choix de la rédaction.

  • Retour en haut
  • Tarifs et forfaits
  • Récupérez les données de gestion des dépenses de n'importe où
  • Automatisez autant que vous le souhaitez

Les améliorations intelligentes du flux de travail rendent Expensify intuitif.

Offre des améliorations telles que les remboursements automatisés et la capture de kilométrage par GPS.

L'interface utilisateur a une courbe d'apprentissage abrupte.

La plupart des acteurs que nous avons examinés dans le cadre de cet examen récapitulatif du suivi des dépenses sont destinés aux petites et moyennes entreprises (PME). Cependant, Expensify, qui commence à 5 $ par utilisateur actif et par mois, se différencie en répondant aux besoins des grandes entreprises avec des exigences plus complexes en matière non seulement de flux de travail, mais également d'intégration tierce. La société propose une intégration technologique, une reconnaissance optique de caractères (OCR) fiable et un système de flux de travail pour aider les utilisateurs à planifier sans trop de problèmes. Le logiciel offre une option encore meilleure: Expensify automatisera le processus de suivi des dépenses dans la mesure du possible. Vous seriez surpris qu'Expensify soit réellement agréable à utiliser. Et c'est pourquoi Expensify remporte notre prix Editors 'Choice pour les moyennes et grandes entreprises aux côtés de Certify et Rydoo.

Tarifs et forfaits

Il est facile de botter les pneus d'Expensify. Il existe un essai gratuit de sept jours qui peut être prolongé jusqu'à 28 jours en ajoutant des employés ou en utilisant d'autres fonctionnalités. Vous pouvez également avoir un compte gratuit qui vous permet d'accéder à cinq SmartScans (reçus OCR) par mois.

Expensify propose deux niveaux de tarification pour les particuliers et les entreprises, via un abonnement annuel ou une facturation flexible via le paiement à l'utilisation. La version de groupe offre une approbation illimitée des dépenses de base SmartScans, la possibilité de rembourser les employés en ligne et la synchronisation des données avec les programmes de comptabilité Xero et Intuit QuickBooks.

La version de contrôle d'entreprise d'Expensify ajoute une application avancée des politiques, la réconciliation des cartes d'entreprise, l'exportation de données personnalisées et un workflow d'approbation personnalisable à plusieurs étapes. La version Control vous donne également accès à plus d'avantages pour les partenaires, tels que la synchronisation avec Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics et d'autres services back-end destinés aux grandes organisations ayant des besoins de comptabilité et de reporting plus sophistiqués.

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ExpensePoint

Si vous optez pour la tarification annuelle, vous vous engagez à un abonnement qui permet une activité jusqu'à votre nombre défini d'utilisateurs actifs. Pour la version de groupe à bas prix appelée Collect, c'est 5 $ par utilisateur actif et par mois; la version d'entreprise haut de gamme appelée Control coûte 9 $ par utilisateur actif et par mois. La facturation flexible signifie une facturation mensuelle sans engagement annuel - vous êtes facturé en fonction du nombre d'utilisateurs actifs dans vos politiques. Pour cela, le prix de groupe Collect est de 10 $ par utilisateur actif et par mois, et la version Control haut de gamme est de 18 $ par mois.

Enfin, il existe une version Entreprise qui ajoute une logique métier personnalisée, une intégration complète de la planification des ressources d'entreprise (ERP), une synchronisation avec des applications tierces telles qu'Oracle et SAP, et un «coach de réussite» dédié.

Récupérez les données de gestion des dépenses de n'importe où

Expensify fait de son mieux pour simplifier au maximum la connexion et la création d'un compte. Lorsque vous vous inscrivez à l'essai gratuit, par exemple, un bot de conciergerie vous guide à travers les étapes de configuration.

Pour la plupart, si vous avez un bout de papier avec un numéro dessus, Expensify a un moyen d'absorber ces données. Expensify vous permet d'ajouter des dépenses à l'aide de son application mobile (disponible pour Android et iOS), qui utilise l'OCR SmartScan. Vous pouvez également opter pour des téléchargements de sites Web, des reçus envoyés à une adresse e-mail dédiée et des comptes de carte de crédit spécifiques (personnels et d'entreprise). Vous pouvez également capturer des images de reçus à partir d'un navigateur Web à l'aide d'une extension Google Chrome, ou les importer à l'aide de Dropbox ou d'Evernote. Le site Web dispose d'un écran sur lequel vous pouvez saisir plusieurs dépenses à la fois, en remplissant un formulaire de type feuille de calcul, puis en téléchargeant ou en joignant les reçus associés. Le premier choix pour la capture de données est une application mobile. Vous prenez une photo du reçu au point de vente, l'assignez à un rapport, puis laissez le logiciel faire le gros du travail. Expensify fait du bon travail dans ce domaine (mais pas aussi simple que le pointer-et-tirer de Receipt Bank).

La précision est cependant plus importante qu'une interface utilisateur (UI) amusante. La capacité d'Expensify à interpréter le texte d'un reçu numérisé est exemplaire. Il a correctement identifié un total griffonné et le nom du fournisseur sans avertissement (la capture d'écran ci-dessous le montre dans son état "brut" sans faire de suppositions sur les catégories). L'utilisateur ou l'approbateur peut diviser les dépenses, comme séparer un séjour à l'hôtel de certains frais de repas; et il le fait en utilisant un processus suffisamment simple et intuitif pour que la capacité de répartition des dépenses dans ExpensePoint semble gênante.

En plus des catégories comptables (par exemple, hôtel ou repas), vous pouvez baliser les dépenses avec tout texte que vous jugez significatif (tel qu'un nom de projet ou "interviewer un candidat à un poste"). Le tableau de bord Web de l'utilisateur fournit des rapports modestes sur le montant que vous avez dépensé par catégorie, balises et périodes.

Tout ne repose pas non plus sur la capture d'une photo d'un reçu. Les frais de kilométrage peuvent être suivis par des lectures de distance ou d'odomètre saisies, ou en utilisant le GPS. Dites à l'application que vous pouvez suivre votre voyage au début de votre voyage et Expensify calcule la distance parcourue. Alors que d'autres applications déterminent la distance parcourue à l'aide de Google Maps, parfois vous n'allez pas du point A au point B (sans parler de la panne d'autoroute que vous deviez éviter).

L'interface utilisateur Web est aussi claire et facile à comprendre que l'application mobile. Il a été récemment mis à jour et propose désormais quatre choix: Boîte de réception, Dépenses, Rapports et Paramètres sur le côté gauche de l'écran. Chaque dépense est affectée à un rapport et peut ensuite être soumise pour approbation à partir de l'écran Rapports. Expensify permet au responsable de décider à quelle fréquence les reçus des employés doivent être «groupés» afin que le responsable ne soit pas constamment dérangé par les reçus entrants.

Expensify prend également en charge certaines tâches de comptabilité pour les petites entreprises. Par exemple, vous pouvez facturer les clients pour une heure de trajet. Avec sa fonction de facturation (qui s'appuie sur Stripe), vous pouvez créer et envoyer des factures à n'importe qui, même s'il n'a pas de compte Expensify. Vous pouvez commencer une facture à partir de zéro ou utiliser une note de frais existante, et si les outils inclus avec Expensify ne suffisent pas, le logiciel facilite l'intégration avec la plupart des systèmes de facturation et de facturation tiers.

Le logiciel démontre une bonne réflexion sur les frais de déplacement, s'intégrant à d'autres applications pour rendre cela facile. Par exemple, lorsque vous effectuez des réservations de voyage à l'aide de NexTravel, Egencia, Locomote ou de l'un des nombreux autres services, les informations de reçu et de voyage sont automatiquement renseignées dans Expensify. Tout ce que vous avez à faire est de remplir quelques détails. Et même dans ce cas, une grande partie du travail peut être effectuée pour vous en tant que fonctionnalité de catégorisation automatique qui détecte automatiquement le type de marchand de carte de crédit, associant les frais de compagnie aérienne à une catégorie de frais de transport.

C'est également une victoire sur l'intégration dans d'autres domaines, tels que les services de voiture et de stationnement, les services de livraison de nourriture, les entreprises de restauration et les systèmes de systèmes de point de vente (POS). Malgré la quantité de fonctionnalités, ce n'est jamais écrasant, et ses vidéos pratiques utiles vous guident à travers chaque option.

Automatisez autant que vous le souhaitez

L'automatisation est une caractéristique clé du suivi des dépenses. Les services de comptabilité tels que les stratégies de support utilisent les fonctionnalités automatisées de rapport de dépenses d'Expensify.

Comme pour les autres applications, l'administrateur définit les politiques de l'entreprise et désigne certains utilisateurs comme approbateurs. Parmi les nombreux paramètres personnalisables figurent les taux de kilométrage standard, les taux horaires par défaut, les frais quotidiens, les limitations de catégorie (par exemple, 2 000 $ maximum pour les frais d'hôtel) et la devise.

Expensify organise les reçus en rapports, de manière nominale. Les employés ne se soucient pas de l'idée d'un rapport. Ils veulent simplement remettre des reçus et récupérer leur argent. Ainsi, Expensify peut éventuellement créer des rapports automatiquement chaque jour, semaine ou mois, lorsque «Conférence à Las Vegas» n'a pas de sens. Lorsque l'employé envoie un reçu à l'adresse e-mail ou via l'application mobile, il est automatiquement ajouté au rapport ouvert. Avec son option de récolte automatique activée, Expensify vérifie les rapports ouverts tous les soirs (ou selon un calendrier que vous pouvez définir) et approuve ceux qui correspondent aux politiques de l'entreprise (en retenant ceux qui ont des violations, qu'il déplace vers le rapport suivant afin d'être adressé).

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